Нині питання письмової комунікації і взагалі актуальне, і у зв'язку з переходом на віддалення став взагалі чи не номером першим (не рахуючи звичайно нарад з відео-зв'язку)))).
Власне тому у статті – кілька важливих аспектів письмової комунікації та крута ідея про те, як легко зробити її результативнішою.
Чим відрізняється письмова комунікація від усної?
Письмова комунікація потребує більше часу.
У цьому очевидно її обмеження (довше писати, довше читати, довше чекати на відповідь), привіт усім любителям аудіоповідомлень)))
Однак у цьому і її безперечний плюс: можна обміркувати своє повідомлення (складніше “ляпнути” щось, про що потім доведеться шкодувати), переписати його, охолонути від емоцій…
А ще – якщо мета комунікації серйозна і ціна питання/ризики високі – у вас є час показати повідомлення іншій людині (перевірити її зрозумілість, відсутність образливих слів та ін.).
У письмовій комунікації значно зменшено можливість емоційного впливу.
Це знову мінус: не можна зіграти голосом, мімікою, доповнити враження зміною пози, дистанції, жестами, – на допомогу лише смайли (які до речі ще й дратують багатьох, особливо в діловій комунікації) та розділові знаки.
І це знову плюс: немає ризику, що в самий невідповідний момент (наприклад, при називанні ціни у продажах) здригнеться голос або видасть приховану емоцію вираз обличчя/усмішка/нервовий жест/зайвий звук.
У письмовій комунікації відсутній миттєвий зворотний зв'язок.
У ній неможливо вважати по обличчю та голосу співрозмовника його ставлення до повідомлення, а на кожне питання доводиться чекати відповіді, іноді подовгу – див. пункт 1))) А отже, складно і відкоригувати своє повідомлення (на відміну від усної комунікації, де можна одразу пояснити, що ви мали на увазі).
Ну і ще ряд особливостей, що вимагають концентрації уваги та повторної перевірки:
- Грамотність (або її відсутність), яка впадає у вічі, і часом викликає у співрозмовників сильні негативні емоції.
- Автозаміни та друкарські помилки, які іноді створюють смішні ситуації, а іноді і образливі (як на картинці трохи нижче).
- Ризик технічних збоїв – наприклад, коли повідомлення доставляються не по черзі, і це спотворює весь зміст комунікації.
Як підвищити ефективність письмової комунікації?
Звичайно, першою (і основною) справою грамотно сформулювати КОНТЕКСТ!
А саме те, що дозволить співрозмовнику швидко увійти в ситуацію і зрозуміти, що від нього хочуть.
Це може бути:
- Вступна інформація (ваше подання, якщо ви нещодавно познайомилися, згадка домовленостей, тема поточного листування, ваша мета та ін.).
- Передісторія (історія вашого знайомства, посилання на минулу співпрацю, ситуація, що призвела до необхідності поточної комунікації тощо).
- Важливі факти (номери та дати документів, місця їх зберігання, якщо ви просите щось переслати, точні найменування тощо).
Тобто як треба:
Васю, привіт. Це Маша із оптового відділу. Минулого тижня на нараді щодо вирощування лілій ми говорили про органічні добрива, і ти обіцяв мені переслати доповідь 2018 року на цю тему. Скинь його, будь ласка.
Як не треба:
Васю, привіт, скинь доповідь.
І Вася пише: Ти хто?
Ви: Я Маша.
А він: Яка Маша?
А ви: Із оптового відділу.
А він: Ну гаразд, і яка тобі доповідь від мене потрібна?!
А ви йому: Про лілії.
І він такий: У мене їх 488, я взагалі на ліліях спеціалізуюся! Тобі який?!
А ви: Ну, про добрива!
А він: Піпіпі, половина з них про добрива! Хімічні?
Ви: Ти дурень чи що, органічні!
…
Ну загалом ви зрозуміли)))